Welke gegevens verzamelt de Inspectie doorgaans voor een inspectiebezoek?

(Marjolein): ‘We proberen zoveel mogelijk reeds beschikbare informatie op te vragen. Denk aan openbare gegevens die organisaties al verzameld hebben in de vorm van kwaliteitsverslagen, plannen of informatie op de website. En informatie die beschikbaar is via andere instanties zoals de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of het zorgkantoor. Wat we sowieso altijd nodig hebben is een actueel overzicht van de aantallen cliënten en medewerkers. Maar wat we precies verzamelen is afhankelijk van de context. Het verschilt per inspectiebezoek wat we nodig hebben om een goed beeld te vormen van de kwaliteit van zorg.’

(Amber): ‘Daar is volgens mij wel wat in veranderd in de loop der jaren. Ik kan me nog een inspectiebezoek bij BrabantZorg herinneren van vijf jaar geleden. Toen kregen we één dag de tijd om de benodigde documenten aan te leveren. Maar dit jaar hebben we ook een bezoek gehad en dit keer kregen we vier weken de tijd om het materiaal te verzamelen. Ik vond het fijn dat het niet allemaal dezelfde dag nog uit de systemen moest komen.’  

(Marjolein): ‘Waar dat kan, bewegen we mee met wat zorgaanbieders helpt en wat de last vermindert. We weten dat het aanleveren van gegevens schaarse tijd en mankracht vraagt. De termijn die we geven hangt af van verschillende factoren, waaronder de grootte van de organisatie, de aard en urgentie van de casus en de mate van vertrouwen. Meestal krijgen zorgaanbieders één week de tijd om gegevens aan te leveren voor een inspectiebezoek.’ 

Klopt het dat er steeds meer gegevens automatisch opgevraagd en aangeleverd kunnen worden, bijvoorbeeld de verplichte gegevensaanlevering vanuit de Wet zorg en dwang (Wzd)?

(Marjolein): ‘Vanuit het elektronisch cliëntendossier (ECD) kun je technisch gezien snel uitdraaien maken. Maar wat we vaak zien is dat de informatie toch niet helemaal aansluit bij wat er nodig is en dat er dan toch nog iemand handmatig dingen uit systeembronnen moeten halen. Herkennen jullie dat?’

(Arnout): ‘Wij kunnen prachtige bestanden uit het systeem halen om aan te leveren bij de IGJ, maar ik hoor ook verhalen van organisaties waar dat nog handmatig gaat. En dan is het echt een monnikenwerk. Je bent voor de kwaliteit en volledigheid van informatie grotendeels afhankelijk van hoe deze is ingevoerd bij de bron en daarmee leg je een stuk administratieve belasting bij de medewerkers. Wij vinden het belangrijk dat we dan ook iets zinvols doen met die geregistreerde gegevens. Het is prettig om nu te merken dat de IGJ datzelfde doel nastreeft.’ 

Is het gezien de druk op de zorg een optie om minder informatie aan te leveren als er sprake is van een calamiteit of geweldsincident? 

(Nanda): Die vraag krijgen we vaker. De Wet Kwaliteit klachten geschillen zorg (Wkkgz) geeft aan wat zorgorganisaties moeten melden bij de inspectie. Hierin zijn we als IGJ de uitvoerende instantie en staat welke gegevens we uitvragen vast. Het wettelijke doel van het verzamelen van die meldingen is om er als sector van te leren en te verbeteren. Bij een melding over een calamiteit, maar zeker ook bij geweld in de zorgrelatie of over ontslag bij disfunctioneren is altijd de vraag hoe een organisatie hier van kan leren en verbeteren. Als externe toezichthouder geven we organisaties bij dat verbeterproces een duwtje in de rug.’

Hoe ziet het proces eruit als er een vermoeden is van een calamiteit in de zorgorganisatie? Wat verlangt de IGJ op dat moment?   

(Nanda):  ‘Bij een melding krijgt de zorgaanbieder acht weken de tijd om zelf onderzoek te doen naar wat er precies is gebeurd, wat het vervolg was en wat een zorgorganisatie hiervan heeft geleerd. Vervolgens komt deze rapportage bij ons terecht en dan buigt een inspecteur zich hierover. Die beoordeelt onder andere of het onderzoek door een onafhankelijke onderzoekscommissie is gedaan. Maar vooral belangrijk zijn de vragen of de betrokkenen ervan geleerd en zich verbeterd hebben en of de nazorg naar medewerkers en cliënten goed is geweest. Dan wordt een tweede inspecteur erbij betrokken die het onderzoek nogmaals bekijkt. Als het nodig is betrekken deze inspecteurs collega’s met bepaalde expertise erbij zoals een verpleegkundige, apotheker en specialist ouderengeneeskunde.’

Wordt hierbij ook rekening gehouden met de context, zoals schaarste van personeel bijvoorbeeld?

(Amber): ‘Goede vraag, want zo’n onderzoek aanleveren binnen acht weken vergt nogal wat van een organisatie. Het is dan alle hens aan dek, een tweetal adviseurs worden grotendeels vrijgemaakt van werkt om te zorgen dat het proces gaat lopen en we tot een goede rapportage komen. Bij Brabantzorg werken we met de ‘prisma methodiek’, en hebben we twee varianten. ‘Prisma light’ als er sprake is van een incident en de uitgebreide prisma plus als het gaat om een calamiteit. Dat onderzoek wordt door kwaliteitsverpleegkundigen uitgevoerd, maar nooit op de eigen locatie of afdeling natuurlijk.’

(Nanda): ‘Daar proberen we zeker rekening mee te houden. We hebben binnen de inspectie het thema Schaarste gekozen als jaarthema. We besteden daar veel aandacht aan en gaan hier zorgvuldig mee om. Wat we ook zien is dat organisaties zelf een erg uitgebreid onderzoek doen, zonder dat we als inspectie dit opvragen. Het is goed als organisaties, bijvoorbeeld in een lerend netwerk ervaringen uitwisselen over het uitvoeren van een calamiteitenonderzoek of geweld in de zorgrelatie. Soms merken we bijvoorbeeld bij kleinere organisaties dat die beperkt kwaliteitsfunctionarissen in dienst hebben en daardoor moeite hebben met het doen van calamiteitenonderzoek. Als zorgorganisaties echt in de knel komen met de acht weken termijn kunnen ze in zo’n geval contact opnemen met de inspectie. Voor ons is het belangrijkste dat het leerproces in ieder geval al op gang komt.’

Tenslotte, geeft dit gesprek nu nieuwe perspectieven als het gaat om gegevens verzamelen?

(Amber): ‘Het is goed om te horen dat er mogelijkheden zijn om los van alle kaders ook in gesprek te gaan met de inspectie. De kaders zijn vrij strak vanuit de inspectie, terwijl de situaties vaak lastig zijn om in kaders te zetten. Laagdrempelig overleg of sparren met de IGJ zou hierin erg fijn zijn. 

(Marjolein): ‘Goed punt, dat nemen we mee. In ons toezicht geven we zorgaanbieders zeker de ruimte om met ons in gesprek te gaan over de dilemma’s die zij ervaren. Jaarlijks onderzoeken we ook dilemma’s in de sector door thematoezicht te houden. Weet dat we daarvoor benaderbaar zijn.  Als externe toezichthouder zullen we zorgaanbieders helpen om dat extra zetje te geven in het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid van zorg. Daarbij blijven we de ondergrens van de kwaliteit van zorg goed bewaken om de kwetsbaren in onze samenleving te beschermen.’